Przedstawiamy najważniejsze informacje dla realizatorów mikrodotacji (wynikające z zawieranej umowy o realizację mikrodotacji) – bardzo prosimy o zapoznanie się, a w razie wątpliwości o kontakt z Sektor 3 Szczecin. Poniżej do pobrania niezbędne materiały do realizacji mikrodotacji.
PONOSZENIE WYDATKÓW
Wszystkie wydatki w ramach realizacji #mikrodotacji mogą być ponoszone tylko i wyłącznie w czasie trwania umowy, który jest wskazany w &2 pkt 1. umowy o realizację mikrodotacji. Dotyczy to również wszystkich wydatków związanych z zobowiązaniami publiczno- prawnymi (składki ZUS, PIT) oraz rozliczeń zaliczek czy wypłat/ wpłat gotówkowych. Wydatki poniesione przed lub po terminie realizacji projektu będą stanowiły wydatki niekwalifikowane.
DOKUMENTACJA FINANSOWA (&4 umowy)
Każda z organizacji realizujących działania w ramach mikrodotacji jest zobowiązana do przechowywania opisanych wg wzoru oryginałów dokumentów, potwierdzających poniesione wydatki. Dokumenty te przechowywane są przez organizację i nie wymaga się ich załączania do sprawozdania. Dokumenty finansowe i dotyczące wydatkowania środków są weryfikowane „na wezwanie”. Dokumenty z realizacji mikrodotacji, organizacja przechowuje przez okres nie krótszy niż 5 lat
OBOWIĄZKI INFORMACYJNE
Każda z organizacji jest zobowiązana do informowaniu o współfinansowaniu projektu/ mikrodotacji ze środków finansowych Miasta Szczecin. Informacje te powinny zostać opatrzone stosownym logotypem (logo Miasta Szczecin , logo programu, logo Sektor 3 Szczecin) oraz informacją pisemną „Współfinansowane ze środków Miasta Szczecin” – dotyczy to wszystkich materiałów wytworzonych, w tym np. gadżety, teczki, materiały reklamowe. Przed ostatecznym wykonaniem materiałów każdy z nich wymaga akceptacji ze strony Operatora tj. Fundacji Sektor 3.
Pierwszeństwo przed wszystkimi znakami graficznymi zawsze zachowuje logo Miasta Szczecin.
Organizacje przesyłają informacje na temat planowanych działań/ wydarzeń/ spotkań i in., w formie materiału lub noty prasowej, najpóźniej na 5 dni przed planowanym działaniem w celu dalszej promocji przez Operatora. Operator jest uprawniony do bezpłatnego wykorzystania w każdym czasie ww. materiałów, również po ich zakończeniu (tzw. relacje, po zakończeniu działania/ wydarzenia/ spotkania).
Każde wydarzenie/ wpis/ informacja/ spotkanie/ szkolenie/ akcja oraz relacja z tych wydarzeń i in. (szczególnie na kanałach Social Media) powinna być opatrzona stosownymi hasztagami tj. #mikrodotacje2024, #szczecin oraz jeśli to możliwe wskazywały Sektor 3 Szczecin oraz Szczecin Floating Garden w swych opisach.
KONTROLA MIKRODOTACJI
Każda z realizowanych mikrodotacji może zostać poddana kontroli w każdym czasie trwania oraz po jej zakończeniu. Kontrola może dotyczyć zarówno działań merytorycznych jak i finansowo- administracyjnych. Organizacja realizująca mikrodotację, na podstawie umowy, zobowiązuje się do poddania kontroli przez Operatora oraz Urząd Miasta Szczecin.
Dokumenty do pobrania:
- opis faktur/ wydatków ponoszonych w ramach realizacji mikrodotacji
- logotypy do zastosowania w ramach realizacji mikrodotacji: Miasto Szczecin, Sektor 3 Szczecin, #mikrodotacje, logo wspólne (pliki w typie .png bez tła; logo Miasta Szczecin z obowiązkowym polem ochronnym; w przypadku konieczności wykorzystania innych typów plików – prosimy o kontakt)
- przykładowa umowa o świadczenie wolontariackie wraz z rozliczeniem pracy (rozliczenie godzinowe)
- dokumenty dotyczące zaliczek: wniosek o zaliczkę, rozliczenie zaliczki
