Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. Warto się zapoznać.

1. Jak złożyć wniosek?

Wnioski, w każdym z naborów, można złożyć bezpośrednio w siedzibie Sektor 3 Szczecin lub wysłać jako plik .pdf na adres e-mail Sektor 3 Szczecin. Każda oferta, bez względu na sposób składania, powinna być rzetelnie wypełniona, spełniać warunki regulaminu i być podpisana przez osoby upoważnione.

2. Ile wniosków może złożyć nasza organizacja?

W konkursie na mikroDOTACJE przewidziane jest prowadzenie dwóch naborów. W każdym z naborów organizacja może wnioskować o fundusze jako Wnioskodawca lub Opiekun dla grupy nieformalnej. Organizacja może złożyć dowolną ilość ofert w danym naborze, jednak w całym konkursie (bez względu na nabór) może otrzymać maksymalnie dwie mikroDOTACJE do realizacji. Szczegóły w jaki sposób wnioskować o fundusze znajdziecie w regulaminie konkursu w paragrafie 3 pkt 3.

3. Jakie są priorytety programu #mikrodotacje2018?

W roku 2019 przewidziano następujące priorytety w realizacji działań mikroDOTACJI: a) (w I naborze) – będą realizowane w ramach Tygodnia Inicjatyw Pozarządowych, z wyłączeniem Spotkania POD PLATANAMI 2019; b) (w II naborze) – będą realizowane na terenach rewitalizacyjnych, określonych przez Gminę Miasto Szczecin; c) (w obu naborach) – będą realizowane przez młode organizacje pozarządowe (tzn. organizacje nie starsze niż 24 miesiące na dzień ogłoszenia konkursu); będą realizowane na rzecz środowisk seniorów; będą realizowane na rzecz dzieci i młodzieży w wieku szkolnym; będą przyczyniać się do szerokiego angażowania lokalnej społeczności w realizację projektów.

4. Jakie inicjatywy najlepiej realizować w ramach programu #mikrodotacje2018?

Wszystkie inicjatyw realizowane przez organizacje są warte uwagi. Nie ma ściśle określonych kryteriów co jest lepsze a co gorsze. Zależy nam, jednak, aby działania mikroDOTACJI docierały do jak największego grona odbiorców stąd warto wziąć pod uwagę dużą ilość odbiorców, inicjatyw realizowane w przestrzeni miasta i otwarte dla wszystkich.

5. Jak wypełnić pole „tytuł projektu”?

W tym polu należy wpisać nazwę jaką chcecie się posługiwać w trakcie realizacji waszej inicjatywy.

6. Co wpisać w polu „rodzaj projektu”?

W tym polu należy dookreślić jakiej sfery pożytku publicznego dotyczy mikroDOTACJA. W tym celu można skorzystać z katalogu 33 punktów, z artykułu 4 Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

7. Jak określić cel realizacji i w jaki sposób podać wartości liczbowe?

Cel realizacji wniosku powinien być określony w sposób jasny i pełny, tj. posiadający niezbędne informacje o tym po co dana inicjatywa ma być zrealizowana. W określaniu celu można wspomagać się szeroko dostępnymi sposobami, jak np. metoda SMART czy zasada cel główny - cel szczegółowy. Należy jednak pamiętać o tym aby cel rzeczywiście odpowiadał na określone potrzeby odbiorców działania. Wartości liczbowe należy podać w systemie pełnym, tj. np. 10 osób biorących udział lub też w systemie minimalnym, tj. np. minimum 10 osób, w przypadku braku możliwości szczegółowego określenia odbiorców Waszego działania. Proszę jednak pamiętać, że określone wartości liczbowe powinny mieć swoje odzwierciedlenie w potwierdzeniu uczestnictwa, jak np. lista obecności (które będzie trzeba dołączyć do sprawozdania z realizacji mikroDOTACJI).

8. Czy wszystkie pola wniosku o realizację mikrodotacji należy wypełnić?

Jak najbardziej. Należy nie tylko wypełnić każde z pól ale również w poszczególnych opisach zawrzeć wszelkie niezbędne informacje, o które prosimy, jak np. określenie celów szczegółowych, harmonogram, wykorzystanie zasobów, wartości liczbowe, rezultaty miękkie czy twarde. Wniosek wykorzystywany w programie ma bardzo uproszczoną formę, jednak aby w pełni oddać proponowane działanie do realizacji należy go opisać jak najpełniej. Osoby oceniające wnioski nie wiedzą, bez podanych szczegółów, jaki jest zamysł danego działania.

9. Co oznacza, że pomysł określony w mikrodotacji powinien „inicjować nowe działania na rzecz odbiorców”?

Nowe działania oznaczają przede wszystkim, że planowane we wniosku o mikroDOTACJĘ inicjatywy nie mogą być dopełnieniem tych, które już są realizowane i jednocześnie dofinansowane ze środków Gminy Miasto Szczecin. Dodatkowo, nowość podejmowanych działań powinna skupiać się na tych aspektach, których Wasza grupa odbiorców nie miała jeszcze okazji poznać lub planowane przez Was działania są kierowane do nowych osób, które wcześniej nie korzystały z określonych akcji/ inicjatyw.

10. Na co możemy wydać środki z mikrodotacji?

Na wszystko co jest związane z realizacją mikroDOTACJI z wyłączenie kosztów niekwalifikowanych, wskazanych w Regulaminie programu. Oznacza to, że środki możemy wydawać m.in. na materiały szkoleniowe/ warsztatowe, działania promocyjne jak ulotki/ plakaty, wynajem sprzętu, opłacenie kosztów osobowych, wynajem przestrzeni do przeprowadzenia dużych spotkań czy zakup papieru. Wszystkie koszty są weryfikowane pod kątem ich zasadności przez osoby oceniające.

11. Budżet nie dzieli kosztów na administracyjne, merytoryczne, promocyjne? Jak je oznaczyć?

Nie ma potrzeby oznaczania jaki koszt należy do danej kategorii. Wychodzimy z założenia, że wszystkie przedstawione koszty są niezbędne z punktu widzenia realizacji wniosku stąd nie kategoryzujemy ich. Oczywiście, w celu ułatwienia rozliczenia czy katalogowania organizacja ma możliwość określenia jakim kosztem jest dana pozycja, jednak nie jest to element brany pod uwagę w trakcie oceny. Osoby oceniające skupią się na zasadności danego wydatku dla danego zadania czy jego wysokości. Konieczne jest jednak dookreślenie, które koszty stanowią koszty dotacji a które są wkładem własnym do realizowanych inicjatyw.

12.Jak bardzo szczegółowo rozpisać koszty realizacji mikrodotacji?

To wszystko zależy od podejmowanego działania. Jeśli działanie jest dobrze przemyślane i zaplanowane (a takie być powinno) szczegółowe określenie kosztów nie powinno być problemem. Jednak czasem zdarza się, że wyceniona teraz usługa czy zakup może za jakiś czas mieć inną wartość (np. poprzez uzyskanie rabatu) lub okaże się, że uczestnicy potrzebują dodatkowych materiałów, o których wcześniej nikt nie pomyślał. Dlatego też, w uzasadnionych przypadkach, można skatalogować określone wydatki w jeden „worek” tak aby uniknąć konieczność ich rozpisywania (np. materiały biurowe zamiast zakup gumek, zakup mazaków, zakup papieru).

13. Jak oceniane są wnioski o mikrodotacje?

Każdy złożony wniosek o mikroDOTACJĘ jest poddawany ocenie formalnej i merytorycznej, zgodnie z kartami ocen przez Komisję Oceny Wniosków, w skład której wchodzą przedstawiciele środowiska pozarządowego oraz przedstawiciel Biura Dialogu Obywatelskiego Urzędu Miasta Szczecin. Komisja pracuje na podstawie swojego własnego regulaminu a osoby w niej pracujące oceniają wnioski niezależnie od siebie. Ze wszystkich ocen, po ich dokonaniu, wyciągana jest średnia, która jest ostateczną punktacją wniosku. W przypadku zaproponowania zmian we wniosku (np. w budżecie) przez osobę oceniającą, aby została ona przyjęta w ocenie ostatecznej, musi być uzasadniona i zatwierdzona przez wszystkich członków Komisji. Po ocenie wniosków informacja o wynikach trafia do organizacji wraz z ewentualną sugestią zmian i dostosowania wniosku, np. do wysokości nowego budżetu.

14. Jak wygląda współpraca z grupą nieformalną?

W roku 2019 wniosek o mikroDOTACJE mogą składać również grupy nieformalne za pośrednictwem organizacji pozarządowych. Oznacza to, że min. 3 osoby współpracując z organizacją, tj. Opiekunem działają na rzecz wykonania mikroDOTACJI. Współpraca między tymi osobami polega na wspólnej realizacji działań, wspieraniu grupy przez organizację, wykorzystaniu osobowości prawnej organizacji, np. przez osoby nie działające w ramach innych organizacji, wykorzystaniu środków finansowych przelanych do organizacji przez grupę, wg wydatków przez nią przewidzianych, wslnym rozliczeniu mikroDOTACJI i budowaniu wzajemnej współpracy. Zakres wspólnych działań reguluje umowa lub porozumienie na rzecz realizacji mikroDOTACJI.

15. Kto powinien rozliczyć mikrodotację?

Jeśli mikroDOTACJA jest realizowana bezpośrednio przez organizację, bez udziału grupy nieformalnej, za jej rozliczenie jest odpowiedzialna organizacja. Rozliczenie to będzie obejmować zarówno kwestie merytoryczne jak i finansowe oraz księgowe. W przypadku mikroDOTACJI realizowanej wraz z grupą nieformalną, rozliczenie powinno być wykonane wspólnie – grupa odpowiada za rozliczenie merytoryczne a organizacja – finansowe.

16. Co to jest grupa nieformalna?

Grupą nieformalną mogą być mieszkańcy Szczecina, którzy za pośrednictwem organizacji pozarządowej, składają wniosek o mikroDOTACJĘ. Grupa powinna liczyć nie mniej niż 3 osoby i jest odpowiedzialna za realizację inicjatywy w ramach mikroDOTACJI. Organizacja wspiera tą działalność służąc nie tylko swoją osobowością prawną ale również doświadczeniem i pomocą w rozliczeniu mikroDOTACJI. Środki finansowe na realizację mikroDOTACJI przekazywane są na konto organizacji i nie ma możliwości przekazania budżetu na indywidualne konto członka grupy. Na potrzeby wspólnego działania pomiędzy grupą a Organizacją podpisywane jest wspólne porozumienie na rzecz realizacji mikroDOTACJI.

17. RODO a mikrodotacje

W związku z RODO i w celu ograniczenia dokumentów wymaganych do składania wniosków o mikroDOTACJE prosimy nie wpisywać do wniosku danych osobowych osób realizujących poszczególne działania, jak np. dane trenerów, artystów, wykonawców, itp. Wystarczy wskazać, że np. artystą będzie osoba z takim a takim wykształceniem/ doświadczeniem. Jeśli Wasz wniosek zostanie zaakceptowany do realizacji wtedy poprosimy o dokumenty związane z RODO ale na etapie składania nie są one wymagane. UWAGA!!! - wyciąg z Regulaminu:
Składając wniosek o realizację mikroDOTACJI Wnioskodawca nie umieszcza danych osobowych osób realizujących działania w ramach mikroDOTACJI, zachowując ich poufność, pod rygorem formalnego odrzucenia wniosku o realizację mikroDOTACJI. Dane osobowe zostaną udostępnione Operatorowi tylko na podstawie podpisanej umowy o realizację mikroDOTACJI i na podstawie określonych oświadczeń.

18. Kiedy można ponosić koszty realizując mikroDOTACJE?

Zdarzają się różne sytuacje, jednak należy pamiętać o tym, że środki w ramach mikroDOTACJI są środkami publicznymi a ich wydatkowanie podlega ścisłej kontroli nie tylko pod względem rzetelności ale również pod kątem przejrzystości i zgodnie z postanowieniami umowy o realizację mikroDOTACJI. Wszystkie wydatki poniesione po terminie obowiązywania umowy są uznawane za niekwalifikowane, tj. wydatkowane poza terminem umowy, co skutkuje koniecznością ich zwrotu jako dotacji pobranej w nadmiernej wysokości. Za zakupione usługi, towary i zatrudnionych pracowników/ zleceniobiorców należy zapłacić tylko w czasie obowiązywania umowy (łącznie ze składkami ZUS, należnymi podatkami, czy rozliczeniami zaliczek pobranych lub wnioskowanych).